識別,是指在數字環(huán)境中將文件與其他信息相區(qū)別的過程,其結果是電子文件身份的確立。電子文件的識別在概念上與傳統(tǒng)文件無異,但識別手段卻有很大程度的不同。在紙質環(huán)境中,由于業(yè)務活動相對穩(wěn)定,不同業(yè)務職能之間邊界相對清...[繼續(xù)閱讀]

    電子文件版本是指為完成同一業(yè)務目的,經過一定流程而形成的并在內容、形式、作用上有所不同的電子文件。常見的電子文件版本有: 電子公文的草稿、修改稿、送審稿、定稿,軟件Beta版、標準版、專業(yè)版等。版本的標識號是版本號...[繼續(xù)閱讀]

    業(yè)務活動過程中產生的電子文件版本繁多,不進行版本管理會造成電子文件難以整合,版本不統(tǒng)一會經常導致使用錯誤版本現象,版本無法恢復會造成知識流失。電子文件版本控制的意義如下。(1)追蹤同一業(yè)務目的活動的過程即追蹤文...[繼續(xù)閱讀]

    首先,要確定需要開展版本控制的電子文件種類;其次,應明確每類文件版本控制的基本規(guī)則,要求將重要的版本留存下來而不是覆蓋原有版本,包括版本訪問控制權限、版本號編號規(guī)則、版本沖突解決機制、各版本的保管期限等; 最后...[繼續(xù)閱讀]

    電子文件的分類,是指根據文件分類方案 (也稱分類體系) 規(guī)定的邏輯結構、方法、程序規(guī)則,對電子文件進行系統(tǒng)的識別和整理,將其歸入相應的類別。分類是基礎性的、核心的電子文件管理活動。機構內所有的電子文件都應納入分類...[繼續(xù)閱讀]

    作為基礎性的、核心的文件管理業(yè)務活動,電子文件分類是對機構業(yè)務活動的重要支撐,也是其長期保存的重要基礎。具體來講,電子文件分類的作用主要包括以下幾方面。(1)支持業(yè)務的有序開展文件是業(yè)務運行的工具和產物,按照業(yè)務...[繼續(xù)閱讀]

    電子文件分類方案,也稱分類體系,是文件類目的有序集合,揭示各級文件類目及其相互關系。分類方案是指導電子文件分類的工具。按照比較經典的理解,分類方案主要由各級類目組成,是個相對穩(wěn)定的體系。在分類方案的最低類目下...[繼續(xù)閱讀]

    文件分類有多種方法,包括職能分類法、組織機構分類法、主題分類法和年度分類法等。其中,國際電子文件管理領域公認的分類方法是職能分類法,也稱 “基于職能的文件分類法”。該方法根據文件形成和使用的業(yè)務背景對文件進行...[繼續(xù)閱讀]

    (1)業(yè)務驅動原則業(yè)務驅動原則是業(yè)務驅動的管理理念在電子文件分類中的具體應用。它要求從形成文件的業(yè)務活動出發(fā)進行分類,關注形成和使用文件的業(yè)務背景,文件分類體系結構的構建以及分類類目的設置都要將業(yè)務活動的開展方...[繼續(xù)閱讀]

    捕獲 (capture),指將業(yè)務活動中生成或接收到的數據對象作為文件并與元數據一起保存到電子文件管理系統(tǒng)中的過程。捕獲是電子文件產生和應用之后才出現的新術語,應用在信息系統(tǒng)的環(huán)境中,與歸檔、登記存在密切關系。捕獲和歸檔...[繼續(xù)閱讀]